Q&A

Quand l’assemblée générale (AG) est-elle composée de manière réglementaire ?

L’assemblée générale est composée de manière règlementaire si, au début de l’assemblée, plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés valablement, et pour autant que ces copropriétaires possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans la copropriété. Cependant, l’assemblée générale se tiendra également de manière réglementaire si les copropriétaires présents ou représentés au début de l’assemblée générale possèdent plus de trois quarts des quotes-parts dans les parties communes.

Quand une décision est-elle valide ?

Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à ses quotes-parts dans les parties communes.
Règle générale : les décisions sont prises à la majorité absolue (la moitié des voix présentes plus une). Dérogations : pour les décisions allant au-delà de la simple conservation du bien commun, le législateur a prévu des majorités qualifiées (majorité des 3/4, majorité des 4/5 ou unanimité) afin d’éviter les abus. Notons, par souci d’exhaustivité, que d’autres majorités plus strictes éventuelles – citées dans le règlement de copropriété – ne sont pas (ou plus) utilisées.

Qu’est-ce que le Conseil de copropriété (CCP) et quelle est la tâche d’un commissaire aux comptes ?

La création d’un Conseil de copropriété (CCP) est obligatoire à partir de 20 lots (garages, emplacements de parking et caves non compris). Ce Conseil, dont les membres sont élus par l’assemblée générale, a pour tâche de contrôler la gestion du syndic. En général, un ou plusieurs membres assumeront la tâche de commissaire aux comptes : contrôle de la comptabilité du syndic et rapportage auprès de l’assemblée générale. D’autres membres s’occuperont de la gestion quotidienne de la copropriété (réparations mineures par leurs soins, suivi de petits travaux, etc.). Enfin, le Conseil doit rendre compte de ses activités aux autres copropriétaires tous les six mois.

Où en est-on, à l’heure actuelle, en ce qui concerne la modernisation obligatoire des ascenseurs ?

  • Ascenseurs installés à partir du 01/04/1984 : modernisation à réaliser au plus tard le 31/12/2014
  • Ascenseurs installés entre le 01/01/1958 et le 01/04/1984 : modernisation à réaliser au plus tard le 31/12/2016
  • Ascenseurs installés avant le 01/01/1958 : modernisation à réaliser au plus tard le 31/12/2022

Les ascenseurs plus anciens ont donc un peu plus de temps pour être mis en règle ; pour les ascenseurs récents, l’échéance est déjà expirée ou imminente ! Le SPF Affaires économiques peut imposer de lourdes amendes, après établissement d’un PV, en cas d’infractions à la réglementation.

En quoi les « frais de syndic » consistent-ils ?

Les « frais de syndic » font l’objet des rumeurs les plus farfelues.
L’un affirme avoir un syndic bon marché, tandis qu’un autre prétend que son syndic est coûteux. Or, il est parfaitement possible qu’ils paient tous deux les mêmes honoraires à leur syndic. D’où vient cette confusion ? Par frais de syndic, on entend tantôt l’ensemble des frais communs, tantôt uniquement les honoraires du syndic, qui ne représentent qu’une partie des frais communs de l’indivision « forcée ».

Qu’est-ce que l’indivision volontaire et l’indivision forcée ?

Lorsqu’un même bien immeuble appartient à plusieurs personnes, les droits de propriété sont partagés et l’on parle alors d’« indivision ». Cette indivision peut être volontaire - comme des terrains de chasse achetés par plusieurs chasseurs, par exemple. Elle peut également être « forcée ». Dans ce cas, certains biens immeubles servent « par nature » à l’usage commun de deux ou plusieurs biens immeubles distincts et appartenant à différents propriétaires, p.ex. l’entrée commune donnant accès à différents appartements privés.

Quand la loi sur la copropriété est-elle d’application ?

Dès qu’un immeuble est placé sous le régime de l’indivision forcée, la Loi est d’application (à l’exception des cas où la nature et la construction de l’immeuble le justifient : dans ce cas, il n’y a pas de parties communes et tous les propriétaires doivent exprimer leur consentement). Pour les copropriétés classiques, la loi s’applique au moment où :

  • l’immeuble est construit ;
  • il appartient à différentes personnes physiques ou personnes morales ;
  • un acte de base et un règlement de copropriété ont été rédigés ;
  • les droits de propriété sont subdivisés en plusieurs lots comprenant chacun une partie construite privative et une quote-part dans les parties immeubles communes.

La Loi sur la copropriété s’applique-t-elle aux biens meubles ?

Non, la loi sur la copropriété s’applique uniquement aux biens immeubles, c’est-à-dire des terrains et des bâtiments.

Qu’est-ce qu’un acte de base ?

Il s’agit d’un acte authentique rédigé par le Notaire, à la demande d’une personne ou d’une entreprise érigeant l’immeuble à appartements ou le groupe d’immeubles. La construction est divisée en parties privatives (appartement, cave, emplacement de voiture, garage, etc.) auxquelles on attribue plusieurs quotes-parts dans la copropriété et dans les parties communes (notamment le terrain sur lequel l’immeuble est construit).

Qu’est-ce que le règlement de copropriété ?

Ce document régit toutes les modalités afférentes à la division de la propriété, à la conservation, à l’entretien et à la reconstruction de l’immeuble. Le fonctionnement de l’assemblée générale, le fonctionnement de l’éventuel conseil de copropriété et les dispositions relatives au syndic (telles que la nomination, les compétences, la durée du mandat, etc.) y sont également stipulés.
Il ne faut pas confondre le règlement de la copropriété avec un éventuel « règlement d’ordre intérieur », qui définit surtout la façon dont on vivra ensemble (p.ex. l’interdiction d’exploiter certains commerces ou d’exercer certaines professions, les instructions concernant l’aménagement d’une terrasse, l’interdiction d’avoir des animaux domestiques, etc.) et qui n’est généralement pas établi par un acte authentique mais par un acte sous seing privé.

En quoi consistent les statuts de l’immeuble ?

En général, on passe un acte devant notaire. Cet acte comprend aussi bien l’acte de base que le règlement de copropriété. Les deux documents ensemble constituent les « statuts de l’immeuble ».

Quelles sont les parties communes et les parties privatives ?

Le principe s’énonce comme suit : ce qui est au service d’un seul copropriétaire est privatif, et ce qui est utilisé ou peut être utilisé par tout le monde est commun. Vous en retrouverez la description dans l’acte de base et/ou le règlement de copropriété. En cas de doutes, les parties de l’immeuble ou des terrains destinées à être utilisées par tous les propriétaires ou par quelques-uns d’entre eux sont considérées comme étant communes.

Qu’est-ce que l’association des copropriétaires (ACP) ?

L’association réunit légalement tous les copropriétaires formant ensemble une communauté dotée d’une personnalité morale dès que trois conditions sont remplies, à savoir :

  • Validité de la loi sur la copropriété ;
  • Vente d’au moins un lot ;
  • Inscription de l’acte de base et du règlement de copropriété au bureau de conservation des hypothèques.

L’association est dotée d’une dénomination propre, d’un siège (social), d’un numéro d’entreprise et de fonds propres. C’est l’association (et non pas l’ensemble des copropriétaires) qui ouvre un compte bancaire ; les lettres (venant de fournisseurs, p. ex.) sont adressées à l’association et non aux membres de cette association, etc.

Qu’est-ce qu’une assemblée générale (AG) ?

dresser le procès-verbal des décisions de l’AG. En général, l’AG statutaire se tient une fois par an ; les modalités de convocation sont décrites dans la Loi sur la copropriété. Il appartient à l’assemblée générale de déterminer la quinzaine durant laquelle les assemblées statutaires annuelles auront toujours lieu.
Cette AG délibérera de toutes les affaires d’intérêt commun (règlement des frais communs de l’exercice écoulé, travaux d’entretien et/ou de rénovation, nomination ou révocation du syndic, désignation d’un conseil de copropriété, etc.).

En plus de l’AG statutaire annuelle, une assemblée générale particulière ou extraordinaire peut également être convoquée à l’initiative d’un ou de plusieurs copropriétaires si ce(s) copropriétaire(s) possède(nt) au moins 20 % des quotes-parts dans les parties communes. En cas d’urgence, le syndic ou le Juge de paix peut également (faire) convoquer une AG extraordinaire. À cet égard, la Loi sur la copropriété stipule des règles strictes que le syndic doit respecter.

Quand une procuration est-elle valable ?

La Loi du 02/06/2010 stipule qu’une procuration, pour être valable :

  • Doit mentionner le nom du mandataire (copropriétaire ou non !) ; le choix relatif à la personne du représentant est illimité, indépendamment du fait que de vieux statuts mentionnent encore parfois qu’aucune procuration ne peut être donnée à un locataire ; ces dispositions doivent donc être considérées comme inexistantes ;
  • Peut être générale ou spécifique (en d’autres termes, valable pour un, plusieurs ou l’ensemble des points à l’ordre du jour) ;
  • N’est valable que pour une seule assemblée générale, à moins qu’il ne soit fait usage d’une procuration notariée générale ou spécifique. Une procuration ordinaire ne peut donc pas être réutilisée pour une assemblée générale renouvelée si la première assemblée n’a pas pu être tenue pour cause de présence insuffisante !

Les procurations susceptibles d’être appliquées lors de la prise de décision font également l’objet de textes légaux. Nous en parlons ailleurs dans cette FAQ. Un propriétaire souhaitant représenter d’autres propriétaires à une assemblée générale a donc intérêt à « compter » au préalable afin d’éviter des difficultés. Par acquit de conscience, il pourrait refuser d’avance une ou plusieurs procurations en sachant que, pendant l’assemblée, elles ne pourront de toute façon pas être invoquées. Un goulot d’étranglement réside toutefois dans les procurations qui ont été envoyées au syndic ou délivrées lors de l’assemblée, et dont les mandataires n’avaient pas connaissance antérieurement. Une proposition de modification de loi, actuellement sur la table, devrait clarifier cette situation.

Qui détermine la langue dans laquelle les assemblées générales sont tenues ?

La nouvelle Loi dispose que chaque copropriétaire peut obtenir, à sa demande, une traduction de chaque document portant sur la copropriété et émanant de l’assemblée des copropriétaires. Ladite traduction doit être effectuée dans la langue ou l’une des langues de la région linguistique où le bâtiment est situé. Le choix de la langue dans laquelle l’assemblée générale sera conduite et le procès-verbal « officiel » sera établi est une décision de l’assemblée générale, à prendre au début de la (première) assemblée, à la majorité absolue (½ + 1) des voix. Une traduction libre ou littérale de ce procès-verbal officiel peut être faite par le bureau du syndic. Le procès-verbal dans la langue « choisie » est considéré comme le procès-verbal officiel.

Qui peut être Président d’une assemblée générale et quelles sont les compétences du Président ?

La Loi sur la Copropriété précise que l’assemblée générale doit être présidée par un copropriétaire. Dès lors, chaque copropriétaire présent peut soumettre sa candidature pour le poste de Président, et ce indépendamment du nombre de quotités qu’il détient dans la copropriété. 
On retrouvait parfois, dans les anciens statuts, quelques dispositions prévoyant un règlement au cas où il n’y aurait pas de candidat. Il était alors souvent prévu qu’à défaut de candidat, le Président serait le copropriétaire disposant du plus grand nombre de quotités et, en cas d’équivalence de quotités, le plus âgé d’entre eux.
Aujourd’hui, le Président est élu parmi les copropriétaires présents, au début de l’assemblée générale et par décision de l’assemblée générale via la majorité de la moitié + 1 des voix présentes ou représentées. Au cas où il y aurait plusieurs candidats, un vote devrait trancher.
Les tâches du Président incluent entre autres l’ouverture ainsi que la fermeture de l’assemblée, le maintien de l’ordre et de la discipline dans l’assemblée générale, la possibilité de suspendre temporairement l’assemblée, l’apport des points de l’ordre du jour, le fait de donner la parole ou non aux copropriétaires, la communication des résultats du vote aux copropriétaires, etc.
Enfin, la loi du 02/06/2010 lui confère encore une autre mission importante, à savoir la prise en charge du dossier complet - des mains du syndic précédent - dans les 30 jours suivant la fin du mandat du syndic, en cas d’absence du syndic nouvellement nommé.

Pourquoi l’invitation à l’assemblée générale m’est-elle toujours envoyée par recommandé ?

La Loi sur la copropriété dispose que la convocation s’effectue via une lettre postale recommandée, à moins que les destinataires ne se soient mis d’accord individuellement, explicitement et par écrit pour recevoir la convocation via un autre moyen de communication. Les convocations envoyées à la dernière adresse connue par le syndic au moment de l’expédition sont réputées valables.
En d’autres termes, tant que vous n’avez pas fait savoir au syndic, explicitement et par écrit, que vous souhaitez recevoir la convocation par voie postale (ou courriel (e-mail)), le syndic est obligé de vous envoyer les documents par recommandé.
Si vous souhaitez éviter les inconvénients d’un envoi par recommandé, il vaut donc mieux en informer votre syndic de façon formelle.
Chez Syncura, nous avons élaboré un instrument - notre « fiche de renseignements » - qui offre, entre autres, la possibilité au copropriétaire de cocher son choix d’envoi d’une manière simple et d’en porter connaissance au syndic.

Que faire si les statuts imposent des majorités plus rigides que la Loi sur la copropriété ?

L'un des points positifs de la nouvelle Loi sur la copropriété du 02/06/2010 est qu’elle met fin aux discussions relatives aux majorités à appliquer.
En effet, dans les vieux actes de base, il n’était pas rare de trouver des dispositions stipulant - surtout pour les travaux relatifs à la structure ou à la stabilité du bâtiment - que, par exemple, 80 % des propriétaires devaient être présents et 80 % de ces propriétaires devaient être d’accord. Ce quorum n’était souvent pas atteint, ce qui hypothéquait la mise en place de la gestion.
Dans la nouvelle Loi, la phrase « sauf majorités rigides dans l’acte de base » a été judicieusement biffée de sorte qu’aujourd’hui, il ne reste plus que les majorités d’½+1, ¾ et 4/5, ainsi que l’unanimité.

Que fait-on, durant un scrutin, avec les abstentions, les votes blancs et/ou les votes non valables ?

La Loi du 02/06/2010 est claire sur ce point : les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés au moment du scrutin - à moins que la Loi ne demande une majorité qualifiée. Pour le calcul de la majorité demandée, les abstentions, les votes blancs et les votes non valables ne sont pas considérés comme des suffrages exprimés.

En d’autres termes, les abstentions ainsi que les votes blancs et non valables ne sont pas comptés avec les suffrages exprimés pour déterminer si la proposition dont objet obtient ou non la majorité exigée par la loi.

Un copropriétaire devra par conséquent bien réfléchir avant d’exprimer son suffrage car une série d’abstentions peut influencer les décisions dans un sens ou dans l’autre.

Est-ce que l’unanimité des voix est toujours nécessaire pour une modification des quotes-parts dans la copropriété ?

Non. Une nouvelle disposition intégrée dans la Loi sur la copropriété du 02/06/2010 permet de modifier la proportion des quotes-parts au sein de la copropriété moyennant une majorité de 4/5 des voix. Ceci constitue une évolution positive car la pratique quotidienne montre que l’unanimité est très souvent impossible à obtenir.

Un exemple clarifiera amplement ce point :

Supposons qu’un immeuble à appartements comprenne une conciergerie qui, au fil du temps, est devenue inhabitée suite à l’absence de concierge. La communauté peut parfaitement louer cet espace à un tiers mais cet appartement pourrait aussi bien être vendu, et le produit de cette vente pourrait être affecté à un investissement dans l’immeuble ou à l’approvisionnement du fonds de réserve. Le problème qui se pose néanmoins est que, dans la copropriété, aucune quote-part n’est attribuée à cet appartement. Or les quotes-parts forment la base indispensable pour participer aux coûts et avoir voix au chapitre dans la gestion de la copropriété.

L’assemblée générale peut donc parfaitement décider de vendre la conciergerie à la majorité de 4/5 des voix présentes ou représentées, et faire appliquer les modifications nécessaires des quotes-parts à la même majorité.

Que se passe-t-il si des copropriétaires quittent la salle durant l'assemblée ?

La règle (*) était et est toujours que l'assemblée générale n'est constituée de façon valide que si plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés, pour autant qu'elle possède au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes. La Loi du 02/06/2010 y a ajouté une nouvelle disposition, à savoir que cette double condition (ne) doit (plus) être exigée (que) lors du début de l'assemblée générale.

Les copropriétaires qui, pour diverses raisons (impératifs familiaux, travail ou - plus fréquemment - mécontentement envers le déroulement de l'assemblée générale) quittent l'assemblée, ne peuvent pas boycotter les décisions (ultérieures) de l'assemblée générale en cours. Dans pareil cas, le syndic ne notifie que le départ de l'un (ou plusieurs) des copropriétaires et réduit le nombre de suffrages aux copropriétaires encore présents ou représentés à ce moment.

(*) : une exception à cette règle est la nouvelle disposition légale permettant à l'assemblée générale de se réunir également de façon valable si les copropriétaires présents ou représentés totalisent, au début de l'assemblée générale, plus de trois quarts des quotes-parts dans les parties communes. Le nombre de copropriétaires présents ou représentés ne joue donc plus aucun rôle.

Est-ce que les coûts de l'assemblée générale renouvelée peuvent être portés en compte aux absents de la première assemblée ?

La réponse est clairement non. Les coûts additionnels d'une assemblée générale renouvelée doivent être imputés à l'ensemble des copropriétaires selon leurs quotités respectives dans la copropriété (ou une autre clé de répartition dans les statuts).

Les raisons d’une absence à une assemblée générale peuvent en effet s’avérer très diversifiées : travail, rendez-vous privé, maladie, congé, séjour à l'étranger, etc.

Il relève du droit fondamental de chaque copropriétaire de ne pas être présent à l'assemblée générale - un droit qui ne peut être hypothéqué par une sanction financière imputant les coûts additionnels d'une assemblée générale renouvelée.

Quel doit être le contenu du procès-verbal d'une assemblée générale

La Loi du 02/06/2010 dispose que le syndic établit le procès-verbal des décisions qui sont prises par l’assemblée générale avec mention des majorités obtenues ainsi que du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou se sont abstenus.

S’il est logique que les décisions juridiquement pertinentes figurent sur le procès-verbal, il n’est donc pas indispensable que chaque intervention de chaque copropriétaire y soit notée.

Pour préserver les droits des copropriétaires, il est essentiel que les copropriétaires qui se sont abstenus ou ont voté contre soient mentionnés « nommément » puisque seuls ces propriétaires possèdent l’intérêt exigé pour pouvoir ensuite contester ces décisions de l’assemblée générale auprès du Juge de paix.

Par ailleurs, le procès-verbal doit au moins comprendre : le constat que l’assemblée générale est valablement constituée, le nom du Président et du secrétaire élus, le rapport relatif aux divers points de l’ordre du jour avec mention du résultat du vote pour chaque point, les majorités obtenues et les décisions qui ont été prises.

 

Ce procès-verbal est, à la fin de la séance, signé par le Président, par le secrétaire désigné lors de l’ouverture de la séance et par tous les copropriétaires ou leurs mandataires encore présents à ce moment.

 

Il est fréquent que plusieurs copropriétaires aient déjà quitté l’assemblée générale. Vous lirez, ailleurs dans la FAQ, sous « Que se passe-t-il si des copropriétaires quittent la salle durant l’assemblée ? », que cela n’exerce aucune influence sur la validité de l’assemblée générale.


Que se passe-t-il si un certain nombre de copropriétaires ne peuvent être présents à l'assemblée générale planifiée ?

Nous avons souligné, ailleurs dans la FAQ, la double condition pour avoir (au début de l’assemblée générale) une assemblée légalement valable (et pour autant, évidemment, que toute autre exigence de forme légale ait été respectée).

Si cette double condition n’est pas satisfaite, la Loi dispose qu’une deuxième assemblée générale se réunisse après expiration d’un délai minimum de quinze jours, assemblée qui délibérera indépendamment du nombre de membres présents ou représentés et des quotités qu’ils détiennent dans la copropriété.

Qu’est ce que cela signifie concrètement ?

  • Une clause de la lettre de convocation stipulant qu’une deuxième assemblée sera tenue, par exemple une heure après la date de démarrage de la (première) assemblée planifiée, est dès lors non valable ;
  • Toutes les décisions prises lors de la « première » assemblée générale sont caduques !

La convocation à la deuxième assemblée générale ne peut être envoyée qu’après constat que la première assemblée générale n’a pas pu avoir lieu ;

Rien n’empêche les présents, après délibération mutuelle, de fixer la date de l’assemblée générale renouvelée.

Enfin, n’oubliez pas non plus qu’une procuration donnée n’est valable que pour une seule assemblée générale et que le donneur de procuration devra par conséquent signer une nouvelle procuration pour l’assemblée générale renouvelée.

Une autre rubrique de la FAQ précise si les absents devront, le cas échéant, assumer les frais supplémentaires de cette assemblée générale renouvelée.

Comment et de quelle manière un copropriétaire peut-il avoir accès aux documents concernant les points repris à l’ordre du jour d’une assemblée générale ?

La loi dispose que la convocation à l’assemblée générale doit préciser les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l’ordre du jour. En ce qui concerne Syncura, les copropriétaires sont toujours libres de consulter la documentation au bureau du syndic, sur rendez-vous pendant les heures de bureau.

Un Juge de Paix de Saint-Trond a dû récemment se pencher sur la plainte d’un copropriétaire. Ce dernier invoquait la nullité d’une assemblée générale car les documents relatifs à l’ordre du jour n’étaient ni joints à cet ordre du jour, ni consultables via Internet. Dans le cas présent, le syndic avait précisé dans sa convocation que les documents étaient consultables à son bureau.

Le Juge de Paix a jugé - à très juste titre - que le syndic avait rempli l’obligation légale de consultation en la rendant possible à son bureau. Le plaignant n’a en outre pas pu démontrer que ce droit de consultation lui avait été refusé ou rendu impossible dans la pratique.

Que se passe-t-il avec l’ascenseur en cas de pénurie de courant électrique ?

Suite aux récentes annonces des médias concernant d’éventuelles interruptions de l’approvisionnement en courant électrique à l’avenir, nous tenons à vous informer sur l’utilisation de votre ou vos ascenseurs en cas de panne de courant. Pour tout renseignement concernant le risque d’une rupture de courant, veuillez consulter www.offon.be ou télécharger l’application « Elia4cast ». À titre de rappel, les 4 couleurs de l’indicateur - vert, orange, rouge et noir - correspondent à 4 niveaux de risque.

Vert : Situation normale : il y a suffisamment d'électricité disponible pour répondre à nos besoins de consommation. Pas d'inquiétude !

Orange : Risque de pénurie : il risque de ne pas y avoir suffisamment d'électricité disponible pour satisfaire à nos besoins de consommation. Mobilisons-nous pour réduire notre consommation, surtout aux moments critiques (en principe entre 17h et 20h), afin d’éviter le délestage !

Rouge : Risque de délestage

Noir : Délestage annoncé !

Comme tout appareil électrique, un ascenseur a besoin de courant. Il s’arrêtera en cas de rupture de courant, quel que soit le lieu (l’étage) où il se trouve à ce moment-là !

Il est donc plus que probable que les personnes occupant alors l’ascenseur s’y retrouvent coincées. Grâce à la communication directe (ligne téléphonique d’urgence), vous pouvez toujours contacter l’équipe de maintenance, mais sachez que cette communication directe peut être perturbée, voire interrompue après un certain temps. De plus, ces services seront peut-être submergés d’appels, de sorte qu’une personne bloquée devra s’armer d’une grande patience.

N’utilisez jamais l’ascenseur si l’indicateur est noir !

Après la rupture de courant, l’ascenseur refonctionnera normalement. Pour des raisons de sécurité et pour vérifier le bon fonctionnement de l’ascenseur, il est recommandé de commencer par faire monter/descendre l’ascenseur « à vide » vers un autre étage. En cas de problème, veuillez contacter votre gestionnaire de dossier ou - en situation d’urgence extrême - le numéro d’urgence de Syncura : 0490/57 66 57.

Adresses utiles/ liens / numéros de téléphone :

0800 120 33

www.elia.be

www.eandis.be

www.infrax.be

www.economie.fgov.be