Q&A

Quand l’assemblée générale (AG) est-elle composée de manière réglementaire ?

L’assemblée générale est composée de manière règlementaire si, au début de l’assemblée, plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés valablement, et pour autant que ces copropriétaires possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans la copropriété. Cependant, l’assemblée générale se tiendra également de manière réglementaire si les copropriétaires présents ou représentés au début de l’assemblée générale possèdent plus de trois quarts des quotes-parts dans les parties communes.

Quand une décision est-elle valide ?

Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix correspondant à ses quotes-parts dans les parties communes.
Règle générale : les décisions sont prises à la majorité absolue (la moitié des voix présentes et/ou représentés plus une). Dérogations : pour les décisions allant au-delà de la simple conservation du bien commun, le législateur a prévu des majorités qualifiées (majorité des 2/3, majorité des 4/5 ou unanimité) afin d’éviter les abus. Notons, par souci d’exhaustivité, que d’autres majorités plus strictes éventuelles – citées dans le règlement de copropriété – ne sont actuellement pas (ou plus) utilisées.

Qu’est-ce que le Conseil de copropriété (CCP) et quelle est la tâche d’un commissaire aux comptes ?

La création d’un Conseil de copropriété (CdC) est obligatoire à partir d’au moins 20 lots (garages, emplacements de parking et caves non compris). Dans l'attente de la création et de la composition du conseil de copropriété obligatoire, tout copropriétaire peut demander au juge de paix de désigner un ou plusieurs copropriétaires ou, aux frais de l'association des copropriétaires, un tiers exerçant les missions du conseil de copropriété. Ce Conseil, dont les membres sont élus annuellement par l’assemblée générale, a pour tâche de contrôler la gestion du syndic. Lors de l'assemblée générale, le conseil de copropriété adresse aux copropriétaires un rapport annuel sur l'exercice de ses tâches.  Le tâche du commissaire aux compte consiste du contrôle de la comptabilité du syndic et rapportage auprès de l’assemblée générale. Les tâches du commissaire aux comptes sont décrites plus détaillées dans le règlement d’ordre intérieur (ROI).

Où en est-on, à l’heure actuelle, en ce qui concerne la modernisation obligatoire des ascenseurs ?

Aujourd’hui, que la modernisation des ascenseurs installés avant le 01/01/1958 est encore à réaliser. Il faut que les travaux se soient réalisés avant le 31/12/2020. La modernisation des ascenseurs plus récents doit déjà été terminée avant le 31/12/2014 ou 31/12/2016.

Les ascenseurs plus anciens, souvent avec une valeur historique, ont donc un peu plus de temps pour être mis en règle. Le SPF Affaires économiques peut imposer de lourdes amendes, après établissement d’un PV, en cas d’infractions à la réglementation concernant la modernisation obligatoire des ascenseurs.

En quoi les « frais de syndic » consistent-ils ?

Les « frais de syndic » font l’objet des rumeurs les plus farfelues.
L’un affirme avoir un syndic bon marché, tandis qu’un autre prétend que son syndic est coûteux. Or, il est parfaitement possible qu’ils paient tous deux les mêmes honoraires à leur syndic. D’où vient cette confusion ? Par frais de syndic, on entend tantôt l’ensemble des frais communs, tantôt uniquement les honoraires du syndic, qui ne représentent qu’une partie des frais communs de l’indivision « forcée ».

Qu’est-ce que l’indivision volontaire et l’indivision forcée ?

Lorsqu’un même bien immeuble appartient à plusieurs personnes, les droits de propriété sont partagés et l’on parle alors d’« indivision ». Cette indivision peut être volontaire - comme des terrains de chasse achetés par plusieurs chasseurs, par exemple. Elle peut également être « forcée ». Dans ce cas, certains biens immeubles servent « par nature » à l’usage commun de deux ou plusieurs biens immeubles distincts et appartenant à différents propriétaires, p.ex. l’entrée commune donnant accès à différents appartements privés.

Quand la loi sur la copropriété est-elle d’application ?

Dès qu’un immeuble est placé sous le régime de l’indivision forcée, la Loi est d’application (à l’exception des cas où la nature et la construction de l’immeuble le justifient : dans ce cas, il n’y a pas de parties communes et tous les propriétaires doivent exprimer leur consentement). Pour les copropriétés classiques, la loi s’applique au moment où :

  • l’immeuble est construit ;
  • il appartient à différentes personnes physiques ou personnes morales ;
  • un acte de base et un règlement de copropriété ont été rédigés ;
  • les droits de propriété sont subdivisés en plusieurs lots comprenant chacun une partie construite privative et une quote-part dans les parties immeubles communes.

La Loi sur la copropriété s’applique-t-elle aux biens meubles ?

Non, la loi sur la copropriété s’applique uniquement aux biens immeubles, c’est-à-dire des terrains et des bâtiments.

Qu’est-ce qu’un acte de base ?

Il s’agit d’un acte authentique rédigé par le Notaire, à la demande d’une personne ou d’une entreprise érigeant l’immeuble à appartements ou le groupe d’immeubles. La construction est divisée en parties privatives (appartement, cave, emplacement de voiture, garage, etc.) auxquelles on attribue plusieurs quotes-parts dans la copropriété et dans les parties communes (notamment le terrain sur lequel l’immeuble est construit). L'acte de base comprend la description de l'ensemble immobilier et des parties privatives et communes, ainsi que la fixation de la quote-part des parties communes afférente à chaque partie privative. L'acte de base et le règlement de copropriété, constituent les statuts de l’immeuble.

Qu’est-ce que le règlement de copropriété ?

Le règlement de copropriété notarial régit toutes les modalités afférentes à la division de la propriété, à la conservation, à l’entretien et à la reconstruction de l’immeuble et contient la description des droits et des obligations de chaque copropriétaire quant aux parties privatives et aux parties communes. Depuis 01/01/2019 le fonctionnement de l’assemblée générale, le fonctionnement de l’éventuel conseil de copropriété et les dispositions relatives au syndic (telles que la nomination, les compétences, la durée du mandat, etc.) y sont stipulés dans le règlement d’ordre intérieur, établi par un acte sous seing privé.

Le règlement d’ordre intérieur contient 2 volets. Le volet A contient les règles juridiques décrits ci-dessus ; le volet B définit les règles de vie dans l’immeuble, donc la façon dont on vivra ensemble (p.ex. l’interdiction d’exploiter certains commerces ou d’exercer certaines professions, les instructions concernant l’aménagement d’une terrasse, l’interdiction d’avoir des animaux domestiques, etc.).

En quoi consistent les statuts de l’immeuble ?

En général, on passe un acte devant notaire. Cet acte comprend aussi bien l’acte de base que le règlement de copropriété. Les deux documents ensemble constituent les « statuts de l’immeuble ».

Quelles sont les parties communes et les parties privatives ?

Le principe s’énonce comme suit : ce qui est au service d’un seul copropriétaire est privatif, et ce qui est utilisé ou peut être utilisé par tout le monde est commun. Vous en retrouverez la description dans l’acte de base et/ou le règlement de copropriété. En cas de doutes, les parties de l’immeuble ou des terrains destinées à être utilisées par tous les propriétaires ou par quelques-uns d’entre eux sont considérées comme étant communes.

Qu’est-ce que l’association des copropriétaires (ACP) ?

L’association réunit légalement tous les copropriétaires formant ensemble une communauté dotée d’une personnalité morale dès que trois conditions sont remplies, à savoir :

  • Validité de la loi sur la copropriété ;
  • Vente d’au moins un lot ;
  • Inscription de l’acte de base et du règlement de copropriété au bureau de conservation des hypothèques.

L’association est dotée d’une dénomination propre, d’un siège (social), d’un numéro d’entreprise et de fonds propres. C’est l’association (et non pas l’ensemble des copropriétaires) qui ouvre un compte bancaire ; les lettres (venant de fournisseurs, p. ex.) sont adressées à l’association et non aux membres de cette association, etc.

Qu’est-ce qu’une assemblée générale (AG) ?

Chaque propriétaire d'un lot (appartement, cave, garage, parking, ..) fait partie de l'assemblée générale et participe à ses délibérations. L’assemblée est donc composée des copropriétaires et le syndic qui est responsable de dresser le procès-verbal des décisions de l’AG, une de ses tâches légales. En général, l’AG statutaire se tient une fois par an ; les modalités de convocation sont décrites dans le règlement de l’ordre intérieur. Il appartient à l’assemblée générale de déterminer la quinzaine durant laquelle les assemblées statutaires annuelles auront toujours lieu. Normalement la quinzaine est fixée par le règlement d’ordre intérieur. L’assemblée générale a, par contre, toujours le pouvoir de changer la période de la quinzaine et de le reprendre dans le règlement de l’ordre intérieur.

Cette AG délibérera de toutes les affaires d’intérêt commun (règlement des frais communs de l’exercice écoulé, travaux d’entretien et/ou de rénovation, nomination ou révocation du syndic, désignation d’un conseil de copropriété, etc.).

Exceptionnellement, moyennant une motivation spéciale, l’assemblée générale décide concernant l'exécution de travaux à certaines parties privatives qui, pour des raisons techniques ou économiques, sera assurée par l'association des copropriétaires.

Par exemple : le propriétaire d'un appartement avec une terrasse privative refuse d'effectuer les travaux d'entretien nécessaires sur sa terrasse, ce qui entraîne des dommages aux parties communes et privatives sous-jacentes. L'assemblée générale peut prendre la place de ce copropriétaire défaillant et décider, à la majorité des 2/3, de réaliser les travaux nécessaires. Toutefois, cette décision "commune" ne modifie pas la répartition des coûts. Le copropriétaire défaillant devra supporter l'intégralité de ces frais.    

En plus de l’AG statutaire annuelle, une assemblée générale particulière ou extraordinaire peut également être convoquée à l’initiative d’un ou de plusieurs copropriétaires si ce(s) copropriétaire(s) possède(nt) au moins 20 % des quotes-parts dans les parties communes. En cas d’urgence, le syndic ou le Juge de paix peut également (faire) convoquer une AG extraordinaire. À cet égard, la Loi sur la copropriété stipule des règles strictes que le syndic doit respecter.

Quand une procuration est-elle valable ?

La Loi du 18/06/2018 stipule qu’une procuration, pour être valable :

  • Doit mentionner le nom du mandataire (copropriétaire ou non !) ; le choix relatif à la personne du représentant est illimité, indépendamment du fait que de vieux statuts mentionnent encore parfois qu’aucune procuration ne peut être donnée à un locataire ; ces dispositions doivent donc être considérées comme inexistantes ; La seule condition pour le mandataire est qu’il majeur et légalement compétent. Le syndic ne peut pas être mandataire.
  • Peut être générale ou spécifique (en d’autres termes, valable pour un, plusieurs ou l’ensemble des points à l’ordre du jour) ;
  • N’est valable que pour une seule assemblée générale, à moins qu’il ne soit fait usage d’une procuration notariée générale ou spécifique.
  • Sauf disposition contraire, une procuration octroyée pour une assemblée générale vaut également pour l'assemblée générale organisée en raison de l'absence de quorum lors de la première assemblée générale.

Les procurations susceptibles d’être appliquées lors de la prise de décision font également l’objet de textes légaux. Nous en parlons ailleurs dans cette FAQ. Un propriétaire souhaitant représenter d’autres propriétaires à une assemblée générale a donc intérêt à « compter » au préalable afin d’éviter des difficultés. Par acquit de conscience, il pourrait refuser d’avance une ou plusieurs procurations en sachant que, pendant l’assemblée, elles ne pourront de toute façon pas être invoquées. Un goulot d’étranglement réside toutefois dans les procurations qui ont été envoyées au syndic ou délivrées lors de l’assemblée, et dont les mandataires n’avaient pas connaissance antérieurement.

Qui détermine la langue dans laquelle les assemblées générales sont tenues ?

La nouvelle Loi dispose que chaque copropriétaire peut obtenir, à sa demande, une traduction de chaque document portant sur la copropriété et émanant de l’assemblée des copropriétaires. Ladite traduction doit être effectuée dans la langue ou l’une des langues de la région linguistique où le bâtiment est situé. Le choix de la langue dans laquelle l’assemblée générale sera conduite et le procès-verbal « officiel » sera établi est une décision de l’assemblée générale, à prendre au début de la (première) assemblée, à la majorité absolue (½ + 1) des voix. Une traduction libre ou littérale de ce procès-verbal officiel peut être faite par le bureau du syndic. Le procès-verbal dans la langue « choisie » est considéré comme le procès-verbal officiel.

Qui peut être Président d’une assemblée générale et quelles sont les compétences du Président ?

La Loi sur la Copropriété précise que l’assemblée générale doit être présidée par un copropriétaire. Dès lors, chaque copropriétaire présent peut soumettre sa candidature pour le poste de Président, et ce indépendamment du nombre de quotités qu’il détient dans la copropriété. 
On retrouvait parfois, dans les anciens statuts, quelques dispositions prévoyant un règlement au cas où il n’y aurait pas de candidat. Il était alors souvent prévu qu’à défaut de candidat, le Président serait le copropriétaire disposant du plus grand nombre de quotités et, en cas d’équivalence de quotités, le plus âgé d’entre eux.
Aujourd’hui, le Président est élu parmi les copropriétaires présents, au début de l’assemblée générale et par décision de l’assemblée générale via la majorité de la moitié + 1 des voix présentes ou représentées. Au cas où il y aurait plusieurs candidats, un vote devrait trancher.
Les tâches du Président incluent entre autres l’ouverture ainsi que la fermeture de l’assemblée, le maintien de l’ordre et de la discipline dans l’assemblée générale, la possibilité de suspendre temporairement l’assemblée, l’apport des points de l’ordre du jour, le fait de donner la parole ou non aux copropriétaires, la communication des résultats du vote aux copropriétaires, etc.

Le président de l’assemblée générale sera mandaté pour signer la convention de syndic légalement obligatoire au nom de l’association des copropriétaires, et
enfin, a encore une autre mission importante, à savoir la prise en charge du dossier complet - des mains du syndic précédent - dans les 30 jours suivant la fin du mandat du syndic, en cas d’absence du syndic nouvellement nommé.

Pourquoi l’invitation à l’assemblée générale m’est-elle toujours envoyée par recommandé ?

La Loi sur la copropriété dispose que la convocation s’effectue via une lettre postale recommandée, à moins que les destinataires ne se soient mis d’accord individuellement, explicitement et par écrit pour recevoir la convocation via un autre moyen de communication. Les convocations envoyées à la dernière adresse connue par le syndic au moment de l’expédition sont réputées valables.
En d’autres termes, tant que vous n’avez pas fait savoir au syndic, explicitement et par écrit, que vous souhaitez recevoir la convocation par voie postale (ou courriel (e-mail)), le syndic est obligé de vous envoyer les documents par recommandé.
Si vous souhaitez éviter les inconvénients d’un envoi par recommandé, il vaut donc mieux en informer votre syndic de façon formelle.
Chez Syncura, nous avons élaboré un instrument - notre « fiche de renseignements » - qui offre, entre autres, la possibilité au copropriétaire de cocher son choix d’envoi d’une manière simple et d’en porter connaissance au syndic.

Que faire si les statuts imposent des majorités plus rigides que la Loi sur la copropriété ?

L'un des points positifs de la Loi sur la copropriété du 02/06/2010 et aussi confirmé par la loi du 18/06/2018, est qu’elle met fin aux discussions relatives aux majorités à appliquer.
En effet, dans les vieux statuts, il n’était pas rare de trouver des dispositions stipulant - surtout pour les travaux relatifs à la structure ou à la stabilité du bâtiment - que, par exemple, 80 % des propriétaires devaient être présents et 80 % de ces propriétaires devaient être d’accord. Ce quorum n’était souvent pas atteint, ce qui hypothéquait la mise en place de la gestion.
Dans la Loi actuelle, la phrase « sauf majorités rigides dans l’acte de base » a été judicieusement biffée de sorte qu’aujourd’hui, il ne reste plus que les majorités d’½+1, 2/3 et 4/5, ainsi que l’unanimité.

Que fait-on, durant un scrutin, avec les abstentions, les votes blancs et/ou les votes non valables ?

La Loi du 02/06/2010 est claire sur ce point : les décisions de l’assemblée générale sont prises à la majorité absolue des voix des copropriétaires présents ou représentés au moment du scrutin - à moins que la Loi ne demande une majorité qualifiée. Pour le calcul de la majorité demandée, les abstentions, les votes blancs et les votes non valables ne sont pas considérés comme des suffrages exprimés.

En d’autres termes, les abstentions ainsi que les votes blancs et non valables ne sont pas comptés avec les suffrages exprimés pour déterminer si la proposition dont objet obtient ou non la majorité exigée par la loi.

Un copropriétaire devra par conséquent bien réfléchir avant d’exprimer son suffrage car une série d’abstentions peut influencer les décisions dans un sens ou dans l’autre.

Est-ce que l’unanimité des voix est toujours nécessaire pour une modification des quotes-parts dans la copropriété ?

Non. la Loi sur la copropriété du 02/06/2010 permet de modifier la proportion des quotes-parts au sein de la copropriété moyennant une majorité de 4/5 des voix. Ceci constitue une évolution positive car la pratique quotidienne montre que l’unanimité est très souvent impossible à obtenir. Ce principe est confirmé par la loi du 18/06/2018.

Un exemple clarifiera amplement ce point :

Supposons qu’un immeuble à appartements comprenne une conciergerie qui, au fil du temps, est devenue inhabitée suite à l’absence de concierge. La communauté peut éventuellement louer cet espace à un tiers mais cet appartement pourrait aussi bien être vendu, et le produit de cette vente pourrait être affecté à un investissement dans l’immeuble ou à l’approvisionnement du fonds de réserve. Certains experts sont d’opinion que la conciergerie doit être vendu en cas il n’y a plus/pas de conierge. Le problème qui se pose néanmoins est que, dans la copropriété, aucune quote-part n’est attribuée à cet appartement. Or les quotes-parts forment la base indispensable pour participer aux coûts et le droit de vote, avoir voix au chapitre dans la gestion de la copropriété.

L’assemblée générale peut donc parfaitement décider de vendre la conciergerie à la majorité de 4/5 des voix présentes ou représentées, et faire appliquer les modifications nécessaires des quotes-parts à la même majorité.

Jusqu'au 2019, on a souvent discuté de la possibilité de décider, à la majorité 4/5, de la division ou de la fusion complète ou partielle de deux ou plusieurs lots. Les notaires ont souvent déclaré que cela signifiait une modification des quotes-parts (même si le nombre total des quotes-parts ne changeait pas) et que cela ne pouvait donc se faire que par une décision unanime de l'assemblée générale. La loi du 18/06/2018 a définitivement remédié à ces discussions en prévoyant qu'une majorité 4/5 peut être utilisée pour décider de la division d'un lot ou de l'association totale ou partielle de deux ou plusieurs lots.

Que se passe-t-il si des copropriétaires quittent la salle durant l'assemblée ?

La règle (*) était et est toujours que l'assemblée générale n'est constituée de façon valide que si plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés, pour autant qu'elle possède au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes. La Loi du 02/06/2010 stipule que cette double condition (ne) doit (plus) être exigée (que) lors du début de l'assemblée générale.

Les copropriétaires qui, pour diverses raisons (impératifs familiaux, travail ou - plus fréquemment - mécontentement envers le déroulement de l'assemblée générale) quittent l'assemblée, ne peuvent pas boycotter les décisions (ultérieures) de l'assemblée générale en cours. Dans pareil cas, le syndic ne notifie que le départ de l'un (ou plusieurs) des copropriétaires et réduit le nombre de suffrages aux copropriétaires encore présents ou représentés à ce moment.

(*) : une exception à cette règle est la nouvelle disposition légale permettant à l'assemblée générale de se réunir également de façon valable si les copropriétaires présents ou représentés totalisent, au début de l'assemblée générale, plus de trois quarts des quotes-parts dans les parties communes. Le nombre de copropriétaires présents ou représentés ne joue donc plus aucun rôle.

Est-ce que les coûts de l'assemblée générale renouvelée peuvent être portés en compte aux absents de la première assemblée ?

La réponse est clairement non. Les coûts additionnels d'une assemblée générale renouvelée doivent être imputés à l'ensemble des copropriétaires selon leurs quotités respectives dans la copropriété (ou une autre clé de répartition dans les statuts).

Les raisons d’une absence à une assemblée générale peuvent en effet s’avérer très diversifiées : travail, rendez-vous privé, maladie, congé, séjour à l'étranger, etc.

Il relève du droit fondamental de chaque copropriétaire de ne pas être présent à l'assemblée générale - un droit qui ne peut être hypothéqué par une sanction financière imputant les coûts additionnels d'une assemblée générale renouvelée.

Quel doit être le contenu du procès-verbal d'une assemblée générale

La Loi dispose que le syndic établit le procès-verbal des décisions qui sont prises par l’assemblée générale avec mention des majorités obtenues ainsi que du nom des copropriétaires qui ont voté contre ou se sont abstenus.

S’il est logique que les décisions juridiquement pertinentes figurent sur le procès-verbal, il n’est donc pas indispensable que chaque intervention de chaque copropriétaire y soit notée.

Pour préserver les droits des copropriétaires, il est essentiel que les copropriétaires qui se sont abstenus ou ont voté contre soient mentionnés « nommément » puisque seuls ces propriétaires possèdent l’intérêt exigé pour pouvoir ensuite contester ces décisions de l’assemblée générale auprès du Juge de paix.

Par ailleurs, le procès-verbal doit au moins comprendre : le constat que l’assemblée générale est valablement constituée, le nom du Président et du secrétaire élus, le rapport relatif aux divers points de l’ordre du jour avec mention du résultat du vote pour chaque point, les majorités obtenues et les décisions qui ont été prises.

 

Ce procès-verbal est, à la fin de la séance, signé par le Président, par le secrétaire désigné lors de l’ouverture de la séance et par tous les copropriétaires ou leurs mandataires encore présents à ce moment.

Il est fréquent que plusieurs copropriétaires aient déjà quitté l’assemblée générale. Vous lirez, ailleurs dans la FAQ, sous « Que se passe-t-il si des copropriétaires quittent la salle durant l’assemblée ? », que cela n’exerce aucune influence sur la validité de l’assemblée générale.

Que se passe-t-il si un certain nombre de copropriétaires ne peuvent être présents à l'assemblée générale planifiée ?

Nous avons souligné, ailleurs dans la FAQ, la double condition pour avoir (au début de l’assemblée générale) une assemblée légalement valable (et pour autant, évidemment, que toute autre exigence de forme légale ait été respectée).

Si cette double condition n’est pas satisfaite, la Loi dispose qu’une deuxième assemblée générale se réunisse après expiration d’un délai minimum de quinze jours, assemblée qui délibérera indépendamment du nombre de membres présents ou représentés et des quotités qu’ils détiennent dans la copropriété.

Qu’est ce que cela signifie concrètement ?

  • Une clause de la lettre de convocation stipulant qu’une deuxième assemblée sera tenue, par exemple une heure après la date de démarrage de la (première) assemblée planifiée, est dès lors non valable ;
  • Toutes les décisions prises lors de la « première » assemblée générale sont caduques !

La convocation à la deuxième assemblée générale ne peut être envoyée qu’après constat que la première assemblée générale n’a pas pu avoir lieu ;

Rien n’empêche les présents, après délibération mutuelle, de fixer la date de l’assemblée générale renouvelée.

Enfin, n’oubliez pas non plus qu’une procuration pour une assemblée générale vaut également pour l'assemblée générale organisée en raison de l'absence de quorum lors de la première assemblée générale, sauf disposition contraire.

 

Une autre rubrique de la FAQ précise si les absents devront, le cas échéant, assumer les frais supplémentaires de cette assemblée générale renouvelée.

 

Comment et de quelle manière un copropriétaire peut-il avoir accès aux documents concernant les points repris à l’ordre du jour d’une assemblée générale ?

Nous avons souligné, ailleurs dans la FAQ, la double condition pour avoir (au début de l’assemblée générale) une assemblée légalement valable (et pour autant, évidemment, que toute autre exigence de forme légale ait été respectée).

Si cette double condition n’est pas satisfaite, la Loi dispose qu’une deuxième assemblée générale se réunisse après expiration d’un délai minimum de quinze jours, assemblée qui délibérera indépendamment du nombre de membres présents ou représentés et des quotités qu’ils détiennent dans la copropriété.

Qu’est ce que cela signifie concrètement ?

  • Une clause de la lettre de convocation stipulant qu’une deuxième assemblée sera tenue, par exemple une heure après la date de démarrage de la (première) assemblée planifiée, est dès lors non valable ;
  • Toutes les décisions prises lors de la « première » assemblée générale sont caduques !

La convocation à la deuxième assemblée générale ne peut être envoyée qu’après constat que la première assemblée générale n’a pas pu avoir lieu ;

Rien n’empêche les présents, après délibération mutuelle, de fixer la date de l’assemblée générale renouvelée.

Enfin, n’oubliez pas non plus qu’une procuration pour une assemblée générale vaut également pour l'assemblée générale organisée en raison de l'absence de quorum lors de la première assemblée générale, sauf disposition contraire.

 

Une autre rubrique de la FAQ précise si les absents devront, le cas échéant, assumer les frais supplémentaires de cette assemblée générale renouvelée.

 

Est-elle obligatoire la convention de syndic écrit ?

La loi est très claire : Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l'association des copropriétaires, et la rémunération y afférente, figurent dans un contrat écrit.

Depuis le 1er janvier 2019, cette convention doit comprendre la liste des prestations sous forfait (incl. Les honoraires de base) et la liste des prestations complémentaires et leurs rémunérations. Toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à une rémunération sauf décision de l'assemblée générale.

Après explication du syndic lors de l’Assemblée Générale, le président de l’Assemblée Générale signera, au nom de l’association des copropriétaires.

Quand l’assemblée générale doit prendre des décisions à l’unanimité des voix ?

La loi prévoit que certaines décisions doivent être prises à l’unanimité des voix. L'unanimité signifie que chaque copropriétaire doit donner son accord, c'est-à-dire pas seulement ceux qui sont physiquement présents ou représentés à l'assemblée générale. Souvent pas tous les propriétaires sont présents ou représentés à l’assemblée générale annuelle. Si tous les présents et représentes sont d’accord à l’unanimité, l’unanimité légale n’est pas atteinte à cause des propriétaires absents. La loi du 18/06/2018 à résolu cette question : lorsque la loi exige l'unanimité de tous les copropriétaires et que celle-ci n'est pas atteinte à l'assemblée générale pour cause d'absence d'un ou plusieurs copropriétaires, une nouvelle assemblée générale sera réunie après un délai de 30 jours au moins, lors de laquelle la décision en question pourra être prise à l'unanimité de tous les copropriétaires présents ou représentés.

Le payeur décide et le décideur paie

Depuis 01/01/2019 la loi prévoit que lorsque le règlement de copropriété met à la charge de certains copropriétaires seulement les charges concernant une partie commune de l'immeuble, seuls ces copropriétaires prennent part au vote à la condition que ces décisions ne portent pas atteinte à la gestion commune de la copropriété.

Par exemple : dans un immeuble avec ascenseur, les statuts stipulent que les propriétaires du rez-de-chaussée - qui ont un accès direct du domaine public et n'ont pas de sous-sol sur le - 1 - ne doivent pas contribuer aux frais d'entretien et/ou de réparation de l'ascenseur. Jusqu'au 01/01/2019, le copropriétaire du rez-de-chaussée devait voter, étant donné le droit de vote absolu, même s'il n'y avait aucun intérêt (financier). Cette question était généralement résolue avec élégance en demandant au copropriétaire concerné de s'abstenir, de sorte que son vote n'affectait pas le résultat final du vote.

À partir du 01/01/2019 ce copropriétaire ne doit plus voter pour ce point lorsqu’il ne participe pas dans ces frais.

Qui tient le locataire au courant ?

La loi est actuellement très claire sur ce point. Tant à la conclusion du bail que pendant la durée de celui-ci, c'est toujours le propriétaire qui doit explicitement signaler à son locataire l'existence des statuts et du règlement d’ordre intérieur. Si, par conséquent, l'assemblée générale prend une décision qui peut avoir un impact sur la jouissance des locataires, ce sont les propriétaires qui doivent faire connaître cette décision par lettre recommandée à leurs locataires lorsque cela était auparavant du ressort du syndic. Cette notification doit être faite par lettre recommandée afin de sauvegarder les droits des locataires.

 

Combien de procurations puis-je avoir ?

Nul ne peut accepter plus de trois procurations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois procurations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 10 % du total des voix affectées à l'ensemble des lots de la copropriété.

Il arrive que des procurations sont envoyés au syndic sans que le mandataire soit mis au courant. Il y a donc un risque qu'un copropriétaire se présente à l'assemblée générale avec 3 procurations et apprenne lors de l'assemblée que le syndic a également reçu des procurations en son nom. Le mandataire doit choisir les procurations qu’il va reprendre. Il est absolument interdit de donner les procurations restantes à un autre copropriétaire (de barrer le nom et remplacer par un autre) ! Des procurations vides et au ‘Président’ sont aussi interdite. Une communication préalable est donc appropriée ici.

Outre la restriction relative à la procuration, nous tenons également à souligner que la règle générale doit toujours être respectée, à savoir qu’une personne ne peut prendre part au vote, même pas en tant que mandant ou mandataire, pour un nombre de voix supérieur au nombre total de voix dont disposent les autres copropriétaires présents ou valablement représentés. Cette réduction des votes est souvent appliquée lors de la première assemblée générale des projets de construction nouvelle où le promoteur est toujours propriétaire de la plupart des lots non vendus.