Q&A

Wanneer is een algemene vergadering (AV) rechtsgeldig samengesteld?

De algemene vergadering is rechtsgeldig samengesteld wanneer, bij de start van de vergadering, meer dan de helft van de eigenaars aanwezig of rechtsgeldig vertegenwoordigd zijn en zij minstens de helft van de aandelen in de mede-eigendom bezitten. Een uitzondering hierop vormt de regel dat de algemene vergadering tevens rechtsgeldig vergadert indien, bij de start van de vergadering, de mede-eigenaars die aanwezig of vertegenwoordigd zijn, meer dan drie vierden van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten.

Wanneer is een beslissing rechtsgeldig?

Elke mede-eigenaar beschikt over een aantal stemmen dat beantwoordt aan zijn aandelen in de gemeenschappelijke delen.
Algemene regel: de beslissingen worden genomen bij absolute of volstrekte meerderheid (de helft van de aanwezige en/of vertegenwoordigde stemmen plus één). Afwijkingen: wanneer het gaat om het nemen van beslissingen die verder reiken dan de gewone instandhouding van het gemeenschappelijk goed heeft de wetgever - om misbruiken te vermijden - gekwalificeerde meerderheden (2/3 meerderheid, 4/5 meerderheid of unanimiteit). Volledigheidshalve dient vermeld dat eventuele andere – in het reglement van mede-eigendom opgenomen – strengere meerderheden op vandaag géén toepassing (meer) vinden.

Wat is de raad van mede-eigendom en wat is de taak van de commissaris van de rekeningen?

De oprichting van een raad van mede-eigendom (RVME) is verplicht in elke mede-eigendom met minstens 20 kavels (garages, parkeerplaatsen en kelders niet meegerekend). Zo lang géén Raad van Mede-eigendom is opgericht, kan iedere mede-eigenaar aan de Vrederechter vragen één of meer mede-eigenaars of, op kosten van de vereniging van mede-eigenaars, een derde aan te wijzen die de taak van de Raad van Mede-eigendom op zich zal nemen. De raad van mede-eigendom heeft als taak toezicht te houden op het beheer van de syndicus.

De leden van de raad van mede-eigendom worden elk jaar gekozen door de algemene vergadering. De Raad van Mede-eigendom brengt jaarlijks verslag uit, op de algemene vergadering, over hun werkzaamheden in het voorbije werkjaar. Daarnaast stelt de algemene vergadering ook jaarlijks een rekencommissaris of een college van rekencommissarissen aan. De rekencommissaris kan zowel een mede-eigenaar als een derde zijn.

De taak van de rekencommissaris bestaat in het nazicht van de boekhouding van de syndicus en rapportering op de jaarlijkse algemene vergadering. De taakomschrijving van de rekencommissaris wordt verder uitgewerkt in het reglement van interne orde (RIO).

Hoe zit het nu, op vandaag, met de verplichte liftmodernisatie?

Op vandaag moeten enkel nog liften die dateren van voor 01 01 1958 gemoderniseerd worden. Deze werken dienen uitgevoerd te zijn tegen uiterlijk 31/12/2022.
Eerder dienden de meer recente liften reeds gemoderniseerd te zijn tegen hetzij 31/12/2014 of 31/12/2016.
Oudere, vaak historische liften krijgen dus wat meer tijd om zich in regel te stellen.
Let op: de FOD Economische Zaken kan zware boetes opleggen, nà opstellen van een PV, voor overtreding van de wettelijk verplichte reglementering van liftmodernisatie.

Wat zijn "syndickosten"?

De wildste geruchten doen soms de ronde over de "syndickosten".
Wij hebben een goedkope syndic, zegt de ene; de andere stelt dat zij een dure syndic hebben alhoewel het in beide gevallen perfect mogelijk is dat ze een identiek ereloon aan hun syndicus betalen. Vanwaar deze verwarring? Met syndickosten bedoelt men in het ene geval alle gemeenschappelijke onkosten; in het andere geval enkel het ereloon van de syndicus, wat slechts één onderdeel is van de gemeenschappelijke onkosten van de "gedwongen" onverdeeldheid.

Wat is vrijwillige en gedwongen onverdeeldheid?

Wanneer het eigendomsrecht van een onroerend goed toebehoort aan meerdere personen zijn de eigendomsrechten verdeeld. Wij spreken dus van mede-eigendom van zodra meerdere personen eigenaar zijn van één en dezelfde zaak. Deze mede-eigendom kan vrijwillig zijn; we denken daarbij bijvoorbeeld aan een aantal jagers die samen een aantal gronden aankopen voor hun jacht. Deze mede-eigendom kan ook "gedwongen" zijn, waarbij bepaalde onroerende goederen als het ware "uit hun aard" zelf dienen tot het gemeenschappelijk gebruik van twee of meer onroerende goederen die van elkaar onderscheiden zijn en die aan verschillende eigenaars toebehoren, vb. de gemene inkomhal die toegang geeft tot verschillende private appartementen.

Wanneer is de Wet op de mede-eigendom van toepassing?

Zodra we een gebouw hebben onder het stelsel van de gedwongen mede-eigendom is de Wet van toepassing (met uitzondering wanneer de aard en de constructie van het gebouw dit rechtvaardigen; in casu, géén gemene delen; en alle eigenaars hiermee akkoord gaan). Wat de klassieke mede-eigendommen betreft, is de wet van toepassing op het ogenblik dat:

  • het pand gebouwd is;

  • het toebehoort aan verschillende fysieke personen of rechtspersonen;

  • een basisakte en een reglement van mede-eigendom is opgesteld;

  • de eigendomsrechten van het gebouw in diverse kavels zijn onderverdeeld die elk een gebouwd privatief gedeelte en een aandeel in gemeenschappelijke onroerende bestanddelen bevatten.

Is de Wet op de mede-eigendom van toepassing op roerende goederen?

Neen, de wet op de mede-eigendom is enkel van toepassing op onroerende goederen, dwz. gronden en gebouwen.

Wat is een basisakte?

Dit is een authentieke akte die een Notaris opstelt, op verzoek van een persoon of een onderneming die het appartementsgebouw of de groep van gebouwen opricht. De constructie wordt ingedeeld in privatieve delen (appartement, kelder, autostaanplaats, garage, enz.) waaraan een aantal aandelen in de mede-eigendom worden toegekend en in gemeenschappelijke delen (oa. de grond waarop het gebouw is opgetrokken). De basisakte omvat de eigendomsgeschiedenis van de grond of het gebouw alsmede een opsomming van alle privatieve kavels en de er aan toegewezen aandelen in de mede-eigendom. De basisakte vormt samen met het reglement van mede-eigendom, de statuten van het gebouw.


Wat is het reglement van mede-eigendom en een reglement van interne orde?

Het notarieel reglement van mede-eigendom (RME) regelt alles wat betrekking heeft op de verdeling van de eigendom, de instandhouding, het onderhoud en de heropbouw van het gebouw en omvat tevens een beschrijving van de rechten en plichten van iedere mede-eigenaar met betrekking tot de gemeenschappelijke en privatieve delen.
Sedert 01 01 2019 regelt een (nieuw) onderhands reglement van interne orde ( RIO ) de werking van de algemene vergadering, van de eventuele raad van mede-eigendom en bepalingen in verband met de syndicus (zoals de benoeming, de bevoegdheden, de duur van het mandaat, enz.).
Het reglement van interne orde bestaat normaliter uit 2 luiken. Het luik A omvattende de hierboven omschreven juridische spelregels; het luik B – dat vaak ook reglement van inwendige orde of huishoudelijk reglement wordt genoemd – omvat de leefregels binnen het gebouw.
Praktische regels van wat mag en niet mag in het gebouw. Denken we bvb aan een verbod op het al dan niet houden van huisdieren, toegelaten uitbatingen op het commercieel gelijkvloers, de plaatsing van airco’s, zonneweringen, enz.

Wat zijn de statuten van het gebouw?

Doorgaans wordt door de Notaris één akte verleden die zowel de basisakte als het reglement van mede-eigendom omvat. Beide documenten samen noemt men dan de "statuten van het gebouw".

Wat is gemeenschappelijk en wat is privatief?

Het principe: wat ten dienste staat van één mede-eigenaar is privatief. Dat waar iedereen gebruik van maakt of kan van maken is gemeenschappelijk. De omschrijving vindt u terug in de basisakte en/of het reglement van mede-eigendom. Als er twijfels bestaan, worden deze gedeelten van het gebouw of de gronden die tot het gebruik van alle eigenaars of van enkelen onder hen bestemd zijn, geacht gemeenschappelijk te zijn.

Wat is de vereniging van mede-eigenaars? (VME)

De vereniging van mede-eigenaars of afgekort de VME bestaat wettelijk uit alle mede-eigenaars die samen een gemeenschap vormen die rechtspersoonlijkheid verkrijgt van zodra drie voorwaarden zijn vervuld, namelijk:

  • De wet op de mede-eigendom moet van toepassing zijn;
  • De verkoop van ten minste één kavel;
  • De overschrijving van de basisakte en van het reglement van mede-eigendom op het hypotheekkantoor.

De vereniging krijgt een eigen benaming, een (maatschappelijke) zetel, een ondernemingsnummer en een eigen vermogen. Het is de vereniging (en niet de mede-eigenaars gezamenlijk) die een bankrekening opent; brieven (van bv. leveranciers) worden aan de vereniging gericht en niet aan de leden van die vereniging, enz.

Wat is een Algemene Vergadering (AV)?

Iedere mede-eigenaar van een kavel (appartement, kelder, garage, autostaanplaats, enz.) is lid van de AV en neemt deel aan de beraadslagingen. Deze vergadering is derhalve samengesteld uit mede-eigenaars én de syndicus die, verwijzend naar één van zijn wettelijke opdrachten, de taak heeft de beslissingen van de AV te notuleren. De statutaire AV vindt meestal één maal per jaar plaats; de modaliteiten van bijeenroeping zijn omschreven in het reglement van interne orde. De algemene vergadering dient de 15daagse periode te bepalen binnen dewelke de jaarlijkse statutaire vergaderingen steeds zullen plaatsvinden. Meestal wordt de 15daagse vastgelegd in het reglement van interne orde voor zover zij niet in de statuten werd bepaald. Sowieso kan de algemene vergadering, als beslissingsorgaan, steeds beslissen de 15daagse periode anders te leggen en deze nieuwe 15daagse op te nemen in het reglement van interne orde.

Deze AV beraadslaagt over alle zaken van gemeenschappelijk belang (afrekening van de gemeenschappelijke onkosten van het voorbije werkjaar, onderhouds- en/of renovatiewerken, benoeming of ontslag van de syndicus, aanstelling van een raad van mede-eigendom, enz.).
Uitzonderlijk kan de algemene vergadering ook beslissen, mits bijzondere motivering, tot de uitvoering van werken aan privatieve delen die, om economische of technische redenen, zullen worden uitgevoerd door de vereniging van mede-eigenaars.
Een voorbeeld: de eigenaar van een appartement met een privaat terras, weigert noodzakelijke onderhoudswerken uit te voeren aan zijn privé-terras waardoor de onderliggende gemeenschappelijke en privatieve delen, schade lijden. De algemene vergadering kan zich in de plaats stellen van deze in gebreke gebleven mede-eigenaar en beslissen, bij 2/3 meerderheid, tot uitvoering van de noodzakelijke privatieve werken. Deze “gemeenschappelijke” beslissing wijzigt echter niets aan de toewijs van de kosten. De in gebreke gebleven mede-eigenaar zal deze kosten integraal dienen te dragen.
Naast de jaarlijkse statutaire AV kan, op initiatief van één of meerdere mede-eigenaars, ook een bijzondere of buitengewone algemene vergadering worden bijeengeroepen, als deze mede-eigenaar(s) minstens 20% van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. In geval van hoogdringendheid kan de syndicus of de Vrederechter eveneens een buitengewone AV (laten) bijeenroepen. De Wet op de Mede-eigendom bepaalt ter zake strikte regels waaraan de syndicus zich dient te houden.

Wanneer is een volmacht geldig?

De Wet van 18/06/2018 stelt dat een volmacht, om rechtsgeldig te zijn:

  • De naam van de lasthebber (al dan niet mede-eigenaar!) moét vermelden; de keuze inzake de persoon van de vertegenwoordiger is onbeperkt ongeacht oudere statuten soms nog vermelden dat géén volmacht kan worden gegeven aan een huurder; deze bepalingen dienen dus als onbestaande beschouwd te worden; de enige voorwaarde om een volmacht te krijgen is dat je meerderjarig en rechtsbekwaam bent. De syndicus kan géén volmachten krijgen.
  • Algemeen of specifiek mag zijn ( met andere woorden geldend voor één of meerdere of voor alle agendapunten );
  • Slechts geldig is voor één algemene vergadering, tenzij gebruik gemaakt wordt van een algemene of specifieke notariële volmacht.
  • Een volmacht verleend voor een algemene vergadering geldt ook voor de algemene vergadering die georganiseerd wordt omdat voor de eerste algemene vergadering het quorum niet werd bereikt, tenzij anders bepaald.

Welke volmachten effectief, tijdens de besluitvorming, zullen kunnen worden aangewend, is tevens wettelijk geregeld en vindt u onder elders onder FAQ terug. Een eigenaar die andere eigenaars op een algemene vergadering wil vertegenwoordigen, kan alvast best vooraf gaan “rekenen” om moeilijkheden, tijdens de algemene vergadering, te vermijden. Plichtsbewust zou hij één of meerdere volmachten vooraf kunnen weigeren wetende dat deze, tijdens de vergadering, toch niet zullen kunnen aangewend worden. Knelpunt blijft echter de volmachten die aan de syndicus werden doorgestuurd of tér vergadering worden afgegeven en waarvan de lasthebbers vooraf onwetend waren.

Wie bepaalt de taal van de algemene vergaderingen?

De nieuwe Wet stelt dat iedere mede-eigenaar, op zijn verzoek, een vertaling kan krijgen van élk document met betrekking tot de mede-eigendom uitgaande van de vereniging van mede-eigenaars, indien de bedoelde vertaling dient te gebeuren naar de taal of een van de talen van het taalgebied waarin het gebouw gelegen is. In welke taal de algemene vergadering zal gevoerd worden én in welke taal de “officiële” notulen zullen worden opgesteld, is een beslissing van de algemene vergadering, bij het begin van de ( eerste ) vergadering, te nemen bij volstrekte meerderheid ( ½ + 1 ) van de stemmen. Van deze officiële notulen kan door het kantoor van de syndicus een vrije of letterlijke vertaling gemaakt worden; de notulen van de “gekozen” taal worden beschouwd als de officiële notulen.

Wie kan Voorzitter zijn van de algemene vergadering en welke zijn de bevoegdheden van de Voorzitter?

De Wet op de Mede-eigendom stelt dat de algemene vergadering moet worden voorgezeten door een mede-eigenaar. Dus iedere aanwezige mede-eigenaar kan zich kandidaat stellen als Voorzitter, ongeacht het aantal aandelen in de mede-eigendom waarvan hij eigenaar is.
In oudere statuten vond men soms bepalingen terug die een regeling voorzagen indien er géén kandidaten waren. Vaak werd dan voorzien dat, bij gebreke aan kandidaten, de Voorzitter, deze mede-eigenaar werd met het grootst aantal aandelen en, bij gelijkheid van aandelen, de oudste onder hen.
Op vandaag wordt de Voorzitter verkozen, uit de aanwezige mede-eigenaars, bij de start van de algemene vergadering, bij beslissing van de algemene vergadering, genomen bij ½ + 1 van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. Indien er derhalve meerdere kandidaten zijn, zal een stemming soelaas moeten brengen.
Tot de taken van de Voorzitter behoren oa: het openen en sluiten van de vergadering, het zorgen voor de orde en tucht in de algemene vergadering, de mogelijkheid de vergadering tijdelijk te schorsen, het aanbrengen van de agendapunten, het verlenen al dan niet van het woord aan de mede-eigenaars, het ter kennis brengen van de stemresultaten aan de mede-eigenaars, enz.

De Voorzitter van de algemene vergadering wordt gemandateerd om namens de vereniging van mede-eigenaars, de wettelijk verplichte syndicovereenkomst te ondertekenen en heeft, tot slot, ook nog een belangrijke opdracht, namelijk het in ontvangst nemen van het volledig dossier – uit handen van de oude syndicus – binnen de 30 dagen nà de beëindiging van het mandaat van de syndicus -, bij afwezigheid van de nieuw aangestelde syndicus.

Waarom krijg ik uitnodiging voor de Algemene Vergadering steeds aangetekend toegstuurd?

De Wet op de Mede-eigendom bepaalt dat de bijeenroeping geschiedt bij een ter post aangetekende brief tenzij de geadresseerden individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd de oproeping via een ander communicatiemiddel te ontvangen. De bijeenroepingen die worden verzonden naar het laatst door de syndicus op het ogenblik van de verzending gekende adres, worden geacht geldig te zijn.
Met andere woorden, zolang u zelf niet uitdrukkelijk én schriftelijk, aan de syndicus, te kennen heeft gegeven, de uitnodiging via gewone post ( of email ) te willen ontvangen, is de syndicus verplicht u de documenten aangetekend toe te sturen.
Teneinde de ongemakken van een aangetekende zending te vermijden, doet u er dus best aan uw syndicus hieromtrent formeel te berichten.
Binnen Syncura hebben wij een tool ontwikkeld, onze “inlichtingsfiche”, die oa de mede-eigenaar de mogelijkheid biedt zijn keuze van verzending, op een eenvoudige manier, aan te kruisen en ter kennis te brengen van de syndicus.

Wat indien, in de statuten, strengere meerderheden zijn bepaald dan in de Wet op de mede-eigendom ?

Eén van de positieve zaken die we onthouden uit de Wet op de mede-eigendom van 02/06/2010 en herbevestigd door de Wet van 18 06 2018, is dat deze komaf maakt met discussies over de toe te passen meerderheden.
In oude statuten vonden we immers vaak bepalingen terug die, vooral wanneer het ging over werken aan de structuur of de stabiliteit van het gebouw, bepaalden dat, bij wijze van voorbeeld, 80% van de eigenaars dienden aanwezig te zijn en 80% van deze eigenaars dienden akkoord te gaan. Vaak werd dit quorum niet gehaald wat de beheersvorming hypothekeerde.
In de actuele Wet werd de zin “behoudens strengere bepalingen in de basisakte” wijselijk geschrapt zodat men op vandaag enkel nog enkel ½+1, 2/3 , 4/5 en unanimiteit weerhoudt.

Wat doe je, tijdens een stemming, met onthoudingen, blanco- en/of ongeldige stemmen?

De Wet van 02/06/2010 is terzake duidelijk: de beslissingen van de algemene vergadering worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen van de mede-eigenaars die op het ogenblik van de stemming aanwezig of vertegenwoordigd zijn - tenzij de Wet een gekwalificeerde meerderheid vereist - . Voor de berekening van de vereiste meerderheid worden de onthoudingen, de blanco- en de ongeldige stemmen niet beschouwd als uitgebrachte stemmen.

Met andere woorden, onthoudingen, blanco- en ongeldige stemmen worden niet meegeteld bij de uitgebrachte stemmen, om te bepalen of het voorliggend voorstel al dan niet de – bij de wet - vereiste meerderheid haalt.

Een mede-eigenaar zal derhalve dus goed nadenken alvorens hij zijn stem uitbrengt want een aantal onthoudingen kunnen de besluitvorming in de ene of andere richting beïnvloeden.

Is er steeds unanimiteit van de stemmen nodig voor wijziging van de aandelen in de Mede-Eigendom?

Neen; reeds in de Wet op de mede-eigendom van 02/06/2010 werd een bepaling opgenomen die het mogelijk maakt de aandelenverhouding binnen de mede-eigendom te wijzigen, bij meerderheid van 4/5 van de stemmen. Een positieve evolutie want de dagdagelijkse praktijk toonde aan dat unanimiteit héél vaak een onhaalbare kaart is.was. Dit principe werd herbevestigd in de Wet van 18 06 2018.  

Een voorbeeld zal héél wat verduidelijken:

Veronderstel dat een appartementsgebouw een conciërgewoning bevat die, in de loop der jaren, is komen leeg te staan bij gebreke aan conciërge. De gemeenschap kan deze eventueel verhuren aan een derde maar evengoed zou dit appartement kunnen verkocht worden en de opbrengst aangewend voor investeringen aan het gebouw of spijzing van het reservekapitaal. Sommige auteurs stellen zelfs expliciet dat de conciërgewoning moet verkocht worden als er géén conciërge meer is. Het probleem stelt zich echter dat aan dit appartement géén aandelen in de mede-eigendom zijn toegekend, aandelen die dé basis vormen voor uw stemrecht en bijdrageplicht in het beheer van de mede-eigendom.

De algemene vergadering kan dus perfect beslissen tot verkoop van de conciërgewoning, bij meerderheid van 4/5 van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen en, met dezelfde meerderheid, de noodzakelijke wijziging van de aandelen laten doorvoeren.

Tot 01 2019 was er vaak ook discussie of je, bij een 4/5 meerderheid kon beslissen over de splitsing of over de volledige of gedeeltelijke samenvoeging van twee of meer kavels. Vaak stelden de Notarissen dat dit een wijziging inhield van de aandelen (ook al wijzigde het totaal aantal aandelen niet) en derhalve enkel kon bij unanieme beslissing van de algemene vergadering. De Wet van 18 06 2018 heeft aan deze discussies definitief verholpen door te stellen dat bij 4/5 meerderheid kan worden beslist over de verdeling van een kavel of over de volledige of gedeeltelijke vereniging van twee of meer kavels.

Wat als mede-eigenaars, tijdens de vergadering, de zaal verlaten?

Als regel (*) gold en geldt dat de algemene vergadering alleen rechtsgeldig is samengesteld wanneer méér dan de helft van de mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd zijn en voor zover zij tenminste de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten.

De wetgever heeft expliciet gesteld ( reeds sedert de Wet van 02 06 2010 ) dat deze dubbele voorwaarde enkel nog bij het begin van de algemene vergadering vereist is. 

Mede-eigenaars die dus om diverse redenen (familiale, professionele, of - wat vaker voorkomt - uit onvrede met de gang van zaken tijdens de algemene vergadering) de vergadering verlaten, kunnen de (verdere) besluitvorming van de lopende algemene vergadering niet boycotten. De syndicus notuleert enkel het vertrek van één (of meerdere) eigenaar(s) en herleidt het stemmenaantal tot de op dat ogenblik nog aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars.

(*): Een uitzondering op deze regel vormt de nieuwe wettelijke bepaling dat de algemene vergadering ook rechtsgeldig kan vergaderen wanneer de mede-eigenaars die aanwezig of vertegenwoordigd zijn, bij het begin van de algemene vergadering, méér dan drie vierden van de aandelen in de gemeenschappelijke delen vertegenwoordigen. Het aantal aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars speelt dus dan géén rol meer.

Kunnen de kosten van de hernieuwde algemene vergadering, aan de afwezigen op de eerste vergadering, worden aangerekend ?

Het antwoord is duidelijk neen. De extra kosten voor een tweede hernieuwde algemene vergadering dienen aan alle mede-eigenaars te worden aangerekend, volgens hun respectievelijke aandelen in de mede-eigendom ( of volgens een andersluidende verdeelsleutel in de statuten ).

De reden waarom men niet aanwezig kan zijn op een algemene vergadering, kan immers uiteenlopend zijn : werk, privé-afspraak, ziekte, verlof, verblijf in het buitenland, enz.

Het is een fundamenteel recht van elke mede-eigenaar om al dan niet aanwezig te zijn op de algemene vergadering; een recht dat niet kan worden gehypothekeerd met een financiële sanctie van tenlastelegging van extra kosten voor een hernieuwde algemene vergadering.

Wat moeten de notulen van een algemene vergadering bevatten?

De Wet stelt dat de syndicus de notulen opstelt van de beslissingen die worden genomen door de algemene vergadering met vermelding van de behaalde meerderheden en de naam van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich onthouden hebben.

Het is logisch dat de beslissingen die juridisch relevant zijn, in de notulen moeten worden weergegeven. Het is dus niet noodzakelijk dat elke tussenkomst van enige mede-eigenaar wordt genotuleerd.

Teneinde de rechten van de mede-eigenaars te vrijwaren is het essentieel dat de namen van de mede-eigenaars die zich hebben onthouden of hebben tegengestemd, “met naam” worden vermeld daar alleen deze eigenaars het vereiste belang bezitten om achteraf deze beslissingen van de algemene vergadering te kunnen aanvechten bij de Vrederechter.

Verder dienen de notulen minstens te bevatten: de vaststelling dat de algemene vergadering rechtsgeldig is samengesteld, de naam van de verkozen Voorzitter en secretaris, verslaggeving over de diverse agendapunten met vermelding van de stemuitslag per punt, de behaalde meerderheden en de genomen beslissingen.

Deze notulen worden, op het einde van de zitting, ondertekend door de Voorzitter, door de bij de opening van de zitting aangewezen secretaris en door alle op dat ogenblik nog aanwezige mede-eigenaars of hun lasthebbers.

Vaak hebben een aantal mede-eigenaars reeds voortijdig de algemene vergadering verlaten; dat dit géén invloed heeft op de rechtsgeldigheid van de algemene vergadering, leest u, elders bij FAQ, onder “ Wat wanneer mede-eigenaars tijdens de vergadering, de zaal verlaten? “

Wat indien een aantal personen niet komen opdagen op de geplande Algemene Vergadering?

Elders onder “FAQ” hebben we jullie gewezen op de dubbele voorwaarde ( bij het begin van de algemene vergadering ) om een rechtsgeldige vergadering te kunnen hebben ( én voor zover vanzelfsprekend alle andere wettelijke vormvereisten werden nageleefd ).

Indien deze dubbele voorwaarde niet wordt bereikt, stelt de Wet, zal een tweede algemene vergadering, nà het verstrijken van een termijn van ten minste vijftien dagen, bijeenkomen, die zal beraadslagen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden en aandelen in de mede-eigendom waarvan ze houder zijn.

Wat betekent dit concreet:

  • Een clausule in de oproepingsbrief die stelt dat een tweede vergadering zal worden gehouden, bvb één uur nà de startdatum van de geplande ( eerste ) algemene vergadering, is dus ongeldig;
  • Alle beslissingen genomen op deze “eerste” algemene vergadering, zijn nietig ! ;

De oproeping voor de tweede algemene vergadering kàn derhalve maar uitgestuurd worden nàdat vastgesteld wordt dat de eerste algemene vergadering niet heeft kunnen doorgang vinden;

Niets belet dat de aanwezigen wel, in onderling overleg, de datum bepalen van de hernieuwde algemene vergadering.

Vergeet ook niet, tot slot, dat een gegeven volmacht gegeven voor een algemene vergadering ook geldt voor de algemene vergadering die wordt georganiseerd omdat voor de eerste algemene vergadering het quorum niet werd bereikt, tenzij anders bepaald.

Of de afwezigen desgevallend moeten opdraaien voor de extra kosten van deze hernieuwde algemene vergadering, leest u elders onder “FAQ”.

Hoe of waar kan een mede-eigenaar inzage krijgen van de documenten over de geagendeerde punten van een algemene vergadering ?

De wet bepaalt dat de uitnodigingsbrief tot de algemene vergadering, nadere regels dient te bevatten omtrent de manier waarop de documenten gelinkt aan bepaalde agendapunten, kunnen worden geraadpleegd. Binnen Syncura is de werkwijze dat deze documenten kunnen geconsulteerd worden bij voorkeur via het webportaal van het gebouw of eventueel ten kantore van de syndicus, tijdens de kantooruren en mits voorafgaandelijke afspraak.

Een Vrederechter uit St Truiden diende zich onlangs uit te spreken over een klacht van een mede-eigenaar die de ongeldigheid van de algemene vergadering inriep omdat de stukken niet waren gevoegd bij de uitnodiging en er evenmin een internettoegang was. Ook in dit dossier had de syndicus, in zijn bijeenroeping, verwezen naar de inzagemogelijkheid op zijn kantoor.

De Vrederechter oordeelde – volledig terecht – dat de syndicus voldaan had aan de wettelijke vereiste van inzage door de consultatiemogelijkheid op zijn kantoor. De klager kon bovendien evenmin aantonen dat dit inzagerecht hem in de praktijk werd geweigerd of onmogelijk werd gemaakt.

Is een geschreven overeenkomst met de syndicus verplicht?

De Wet is ter zake duidelijk: de bepalingen, de financiële afspraken die de verhouding regelen tussen de syndicus en de vereniging van mede-eigenaars, moeten het voorwerp uitmaken van een schriftelijke overeenkomst.

Nieuw is sedert 01/01/2019, dat deze overeenkomst een limitatieve lijst moet bevatten van de forfaitaire (inbegrepen in het basisereloon) prestaties en een lijst van de aanvullende prestaties met de daaraan verbonden vergoedingen.

Een bijkomende prestatie die niet vervat zit in de lijst van aanvullende prestaties, kan geen aanleiding geven tot een extra ereloon behoudens voorafgaandelijke expliciete beslissing van de algemene vergadering.  

Gebruikelijk zal de Voorzitter van de algemene vergadering deze overeenkomst, nà toelichting door de syndicus op de algemene vergadering, namens de vereniging van mede-eigenaars ondertekenen.

 

Unanimiteit is niet altijd unanimiteit

De Wet bepaalt dat sommige beslissingen bij unanimiteit dienen te worden genomen. Unanimiteit of éénparigheid betekent dat iedere mede-eigenaar dient akkoord te gaan, dus niet enkel degenen die op de algemene vergadering fysiek aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Vaak zijn niet alle mede-eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd op de jaarvergaderingen. Zelfs al is iedereen die op de vergadering aanwezig is of vertegenwoordigd, het unaniem eens over de beslissing, zorgen de afwezigen er dus voor dat deze unanimiteit niet wordt gehaald. De Wet van 18/06/2018 heeft hieraan een oplossing gegeven: de (nieuwe) Wet stelt dat, wanneer de wet éénparigheid voorschrijft en die in de algemene vergadering niet wordt bereikt door de afwezigheid van één of meerdere mede-eigenaars, er een nieuwe algemene vergadering zal gehouden worden nà een termijn van minstens 30 dagen. In deze (tweede) algemene vergadering krijgt de beslissing het karakter van éénparigheid voor zover op deze vergadering alle aanwezigen of vertegenwoordigden opnieuw hun unaniem akkoord geven.

De betaler beslist en de beslisser betaalt

Nieuw sedert 01/01/2019 is de bepaling dat, wanneer het reglement van mede-eigendom de lasten van een gemeenschappelijk deel uitsluitend ten laste legt van bepaalde mede-eigenaars, enkel deze mede-eigenaars deelnemen aan de stemming.

Er geldt wel één voorwaarde: deze beslissingen mogen het (algemeen) gemeenschappelijk beheer van het gebouw niet in het gedrang brengen.

Een voorbeeld: in een gebouw met een lift, bepalen de statuten dat het gelijkvloers – dat over een rechtstreekse toegang beschikt van op het openbaar domein en géén kelder heeft op de – 1 – niet moet bijdragen in de onderhouds- en/of herstellingskosten van de lift. Tot voor 01/01/2019 diende de mede-eigenaar van het gelijkvloers, gezien het absolute stemrecht, toch mee te stemmen ook al had hij daar geen enkel (financieel) belang bij. Dit werd meestal elegant opgelost door de betrokken mede-eigenaar te vragen zich te onthouden waardoor zijn stem géén weerslag had op het uiteindelijk stemresultaat.

Vanaf 01/01/2019 moet deze mede-eigenaar van het gelijkvloers niet meer deelnemen aan de stemming omdat hij ook niet dient bij te dragen in deze kost.   

Wie informeert de huurder?

Op vandaag is dit duidelijk opgenomen in de Wet. Zowel bij het afsluiten van de huurovereenkomst als tijdens de duur van de huurovereenkomst, is het steeds de verhuurder die zijn huurder expliciet dient te wijzen op het bestaan van de statuten en het reglement van interne orde. Indien derhalve de algemene vergadering een beslissing neemt die een impact kan hebben op het genot van de ( zittende ) huurders, zijn het de verhuurders die deze beslissing aangetekend moeten kenbaar maken aan hun huurders daar waar dit vroeger de plicht was van de syndicus. Deze kennisgeving dient aangetekend te geschieden teneinde de rechten van de huurders te vrijwaren.            

Hoeveel volmachten mag ik hebben?

Niemand mag meer dan drie volmachten hebben. Je mag eventueel meer dan 3 volmachten hebben als het totaal van de stemmen waarover je zelf beschikt en deze van uw volmachtgevers, niet meer bedragen dan 10% van het totaal aantal stemmen dat toekomt aan alle kavels van de mede-eigendom. Soms worden volmachten naar het adres van de syndicus gestuurd zonder dat de volmachtgever zijn volmachthouder vooraf verwittigt. Het risico bestaat derhalve dat een mede-eigenaar zich aanbiedt op de algemene vergadering mét 3 volmachten en ter vergadering verneemt dat de syndicus ook nog enkele volmachten op zijn naam ontving. Dan dient de volmachthouder een keuze te maken welke volmachten hij wel en niet zal gebruiken. Volmachten doorgeven aan een andere mede-eigenaar ( dus de naam schrappen en een andere naam invullen ) zijn onder géén beding toegelaten !

Evenzo zijn blanco-volmachten of volmachten aan de “Voorzitter” wettelijk niet toegelaten.

Voorafgaandelijke communicatie is hier derhalve aangewezen.

In de marge geven we nog graag mee dat naast de volmachtbeperking, ook nog steeds de algemene regel dient gerespecteerd, namelijk dat niemand aan de stemming kan deelnemen, zelfs niet als lastgever of lasthebber, voor een groter aantal stemmen dan het totaal van de stemmen waarover de andere aanwezige of rechtsgeldig vertegenwoordigde mede-eigenaars beschikken. Deze stemreductie dient vaak toegepast bij de eerste algemene vergadering van nieuwbouwprojecten waar de promotor nog eigenaar is van de ( meeste ) onverkochte kavels.