Een syndicus kan niet alles zelf beslissen

Een van de belangrijkste oorzaken van misverstanden is dat niet altijd duidelijk is welke rol een syndicus precies heeft.

Een syndicus staat in voor het dagelijkse beheer van de mede-eigendom. Dat betekent onder meer dat hij of zij instaat voor de administratieve, technische en financiële opvolging van het gebouw en voor de uitvoering van de beslissingen van de algemene vergadering.

Maar dat betekent niet dat de syndicus zomaar over elke beslissing kan beschikken.

Voor belangrijke beslissingen is de algemene vergadering van mede-eigenaars bevoegd. De syndicus voert die beslissingen vervolgens uit en zorgt ervoor dat de nodige stappen worden gezet.

Dat onderscheid is belangrijk. Wanneer een eigenaar bijvoorbeeld niet akkoord gaat met een beslissing van de algemene vergadering, kan de syndicus die beslissing niet zomaar naast zich neerleggen omdat één individuele mede-eigenaar daar bezwaar tegen heeft.

“Een syndicus is vaak degene die het nieuws moet brengen waar een eigenaar niet op zit te wachten.” zegt Nele Hens. “Denk aan een hoge factuur, een herstelling die langer duurt dan verwacht of een beslissing van de algemene vergadering waar iemand het niet mee eens is.”

De syndicus wordt daardoor soms het gezicht van een beslissing of situatie waar hij of zij zelf niet de oorzaak van is.

Verwachtingen correct kaderen begint bij de start

Volgens Nele Hens begint een goede samenwerking daarom bij het managen van verwachtingen.

Bij Syncura gebeurt dat onder meer via de eigen Syncura Academy, waar nieuwe medewerkers worden opgeleid in de verschillende aspecten van het beroep.

“Het correct managen van verwachtingen start bij een goede opleiding. We investeren daarom sterk in onze eigen Academy, waar nieuwe medewerkers een grondige opleiding krijgen in zowel de technische als menselijke aspecten van het vak.”

Daarbij gaat het niet alleen over wetgeving, financiële opvolging of technische dossiers. Ook moeilijke gesprekken, conflicten en situaties waarin verwachtingen botsen, komen aan bod.

Want een syndicus moet niet alleen weten wat er moet gebeuren, maar ook hoe daarover gecommuniceerd wordt.

Het gebouw beheren betekent ook mensen begeleiden

Een appartementsgebouw is meer dan een verzameling technische installaties, contracten en financiële documenten. Het is ook een gemeenschap van mensen met verschillende verwachtingen, belangen en soms tegengestelde meningen.

Dat menselijke aspect maakt het beroep van syndicus bijzonder.

“Het beheren van appartementsgebouwen gaat immers niet alleen over gebouwen, maar vooral over mensen.” benadrukt Nele.

Daarom besteedt Syncura binnen de opleiding ook aandacht aan klantgericht communiceren, conflicthantering en het omgaan met uitdagende situaties.

Medewerkers kunnen bovendien terugvallen op collega’s met meer ervaring of op hun leidinggevende wanneer een dossier complex wordt.

“We verwachten niet dat medewerkers moeilijke situaties alleen dragen. Escaleren wanneer nodig is geen teken van zwakte, maar vaak net de meest betrokken en professionele aanpak.”

Niet elke beslissing ligt bij de syndicus

Een goede samenwerking binnen een mede-eigendom vraagt ook dat de verschillende rollen duidelijk zijn.

Naast de syndicus spelen ook de algemene vergadering, de raad van mede-eigendom en de rekencommissaris elk hun eigen rol.

Die samenwerking is belangrijk om beslissingen goed te laten verlopen en verwachtingen realistisch te houden.

“Een goede samenwerking met de verkozen vertegenwoordigers binnen een gebouw zorgt ervoor dat beslissingen beter worden gedragen en dat verwachtingen realistischer worden beheerd.” aldus Nele.

Dat betekent ook dat mede-eigenaars met vragen of bezorgdheden niet altijd uitsluitend naar de syndicus moeten kijken. Sommige beslissingen behoren tot de bevoegdheid van de algemene vergadering of vragen overleg binnen de mede-eigendom.

Wanneer wordt een kritische klant een grensgeval?

Dat een mede-eigenaar kritisch is, hoeft volgens Nele absoluut geen probleem te zijn.

Integendeel.

“Kritische vragen helpen ons vaak om onze dienstverlening verder te verbeteren.”

De grens ligt volgens haar bij de manier waarop die kritiek wordt geuit.

Respect is daarbij een belangrijke waarde. Ook medewerkers die dagelijks met vragen, klachten en problemen van mede-eigenaars omgaan, verdienen een respectvolle behandeling.

“De grens wordt bereikt wanneer een klant, ondanks correcte en tijdige dienstverlening en de nodige inspanningen van onze medewerkers, respectloos blijft communiceren.”

In zulke situaties moet een organisatie ook durven ingrijpen. Niet alleen om medewerkers te beschermen, maar ook omdat een duurzame samenwerking anders moeilijk wordt.

Een moeilijke situatie hoef je niet alleen op te lossen

De toenemende complexiteit van appartementsbeheer maakt ondersteuning bovendien steeds belangrijker.

Regelgeving evolueert, gebouwen worden technisch complexer en thema’s zoals renovatie, energie en duurzaamheid zorgen voor bijkomende uitdagingen. Tegelijk verwachten mede-eigenaars een snelle en correcte opvolging.

Dat verhoogt de druk op medewerkers.

Binnen Syncura wordt daarom sterk ingezet op teamwerking. Medewerkers kunnen moeilijke dossiers bespreken met collega’s en leidinggevenden en indien nodig een dossier of gesprek laten overnemen.

“Alleen al de mogelijkheid om een moeilijke situatie met collega’s te bespreken kan enorm helpen. Vaak leidt zo’n gesprek tot nieuwe inzichten, praktische oplossingen of simpelweg de nodige mentale ontlasting.”

Ook de syndicus heeft niet altijd controle over het resultaat

Een belangrijk onderdeel van het beroep is volgens Nele leren omgaan met wat wel en niet binnen de eigen invloedssfeer ligt.

Een syndicus kan bijvoorbeeld een probleem vaststellen, een aannemer contacteren, offertes opvragen en de nodige opvolging doen. Maar dat betekent niet dat een herstelling altijd onmiddellijk kan worden uitgevoerd of dat een externe partij geen vertraging kan veroorzaken.

“Wanneer iemand alle nodige stappen heeft gezet om een probleem op te lossen, moet die persoon ook kunnen aanvaarden dat bepaalde elementen buiten zijn of haar controle liggen.”

Ook voor mede-eigenaars is dat een belangrijk onderscheid: verantwoordelijkheid opnemen betekent niet hetzelfde als controle hebben over elk resultaat.

Medewerkerswelzijn en klantentevredenheid gaan samen

Uiteindelijk komt het volgens Nele neer op een evenwicht tussen twee zaken die soms tegenover elkaar worden geplaatst: klantentevredenheid en medewerkerswelzijn.

Volgens Syncura hoeven die niet met elkaar in conflict te staan.

“Een duurzame dienstverlening kan enkel worden gegarandeerd door betrokken en gemotiveerde medewerkers.”

Wanneer een dossier een te grote impact heeft op een medewerker, wordt daarom bekeken welke ondersteuning nodig is. Dat kan gaan van extra begeleiding tot het overnemen van een dossier of het herverdelen van taken.

In uitzonderlijke situaties kan zelfs worden beslist dat de samenwerking met een bepaalde vereniging van mede-eigenaars niet langer werkbaar is.

“Liever een moeilijke situatie aanpakken dan het risico lopen een waardevolle medewerker te verliezen.”

Wat mogen mede-eigenaars dan wél verwachten?

De discussie over de rol van de syndicus toont vooral aan hoe belangrijk duidelijke verwachtingen zijn.

Een mede-eigenaar mag verwachten dat een syndicus zijn of haar wettelijke en contractuele taken professioneel uitvoert, vragen en meldingen correct opvolgt, transparant communiceert en beslissingen van de algemene vergadering uitvoert.

Maar een syndicus kan niet onbeperkt beslissingen nemen, kan niet elke beslissing van mede-eigenaars individueel aanpassen en heeft niet altijd controle over de snelheid waarmee externe partijen, aannemers of andere betrokkenen handelen.

De syndicus is dus niet de persoon die alles beslist en alles oplost. Hij of zij is in de eerste plaats de professionele beheerder die ervoor zorgt dat het gebouw administratief, financieel en technisch wordt opgevolgd en dat de beslissingen van de mede-eigenaars worden uitgevoerd.

Misschien ligt daar ook de sleutel tot een betere samenwerking: niet alleen kijken naar wat de syndicus allemaal zou moeten doen, maar ook beter begrijpen welke rol een syndicus precies heeft – en welke verantwoordelijkheid bij de mede-eigenaars zelf ligt.

Want goed beheer van een appartementsgebouw is uiteindelijk een gedeelde verantwoordelijkheid. De syndicus, de algemene vergadering en de andere mandatarissen hebben elk hun eigen rol. Wanneer die rollen duidelijk zijn, worden verwachtingen realistischer, kunnen conflicten worden vermeden en ontstaat er ruimte voor wat iedereen uiteindelijk wil: een goed beheerd gebouw en een aangename woonomgeving.

Een goede syndicus begint bij mensen

Het syndicusberoep vraagt vandaag meer dan technische kennis en een goede kennis van regelgeving. Het vraagt ook sterke communicatie, het vermogen om verwachtingen helder te kaderen en de nodige ondersteuning wanneer situaties complex worden.

Bij Syncura geloven we dat medewerkers hun rol het best kunnen opnemen wanneer ze daarvoor de juiste opleiding, expertise en ondersteuning krijgen. Want goede dienstverlening begint bij medewerkers die zich gesteund voelen en die weten dat ze moeilijke situaties niet alleen hoeven op te lossen.

Een appartementsgebouw goed beheren is uiteindelijk mensenwerk. Door te investeren in kennis, communicatie en samenwerking willen we elke dag bouwen aan een dienstverlening die niet alleen professioneel, maar ook menselijk en duurzaam is.

Meer weten over de aanpak van Syncura?

Benieuwd hoe Syncura mede-eigenaars en hun gebouwen ondersteunt? Ook op zoek naar een syndicus die verder kijkt dan het gebouw alleen? Ontdek wat Syncura voor jouw VME kan betekenen.